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Datenschutzerklärung – TuttoCasa

Hier finden Sie die Datenschutzerklärung der TuttoCasa.

Wir freuen uns, dass Sie unsere Webseite besuchen und bedanken uns für Ihr Interesse an unserem Service-Angebot rund um Haus, Wohnung und Objekt.

Datenschutz ist für uns nicht nur gesetzliche Verpflichtung, sondern ein wichtiges Instrument zur Erhöhung der Transparenz bei unserem täglichen Umgang mit Ihren persönlichen Daten. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten (im Folgenden kurz „Daten") ist uns ein wichtiges Anliegen.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher im Sinne der geltenden Datenschutzbestimmungen ist:

TuttoCasa – Inhaber Dr. Vincenzo Del Popolo Hölverscheid 6a 42799 Leichlingen Telefon: 02174 / 6661887 E-Mail: info@tuttocasa.de

Weitere Angaben zum Anbieter finden Sie in unserem Impressum.

2. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist nach derzeitigem Stand für TuttoCasa nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG nicht überschritten werden. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die unter Ziffer 1 genannte verantwortliche Stelle.

3. Informatorische Nutzung unserer Webseite

Für die rein informatorische Nutzung unserer Webseite ist es grundsätzlich nicht erforderlich, dass Sie personenbezogene Daten angeben. Beim Aufruf unserer Webseite werden lediglich die folgenden Daten, die uns Ihr Internetbrowser automatisch übermittelt, erhoben:

Diese Daten verarbeiten wir, um die Auslieferung der Webseite zu ermöglichen, zu statistischen Zwecken sowie zur Verbesserung unseres Internetangebots. Die IP-Adresse wird nur für die Dauer Ihres Besuchs ausgewertet; eine personenbezogene Auswertung findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb der Webseite).

Hosting unserer Webseite

Unsere Webseite wird in der Microsoft-Azure-Cloud gehostet. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Die beim Aufruf anfallenden Daten werden in einem Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union (Azure-Region West Europe, Niederlande/Irland) verarbeitet; Microsoft hat sich mit der EU-Datengrenze (EU Data Boundary) zur Verarbeitung innerhalb der EU und EFTA verpflichtet. Microsoft verarbeitet in unserem Auftrag insbesondere die vorstehend genannten Server-Logfiles. Mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (Microsoft Data Protection Addendum). Eine Übermittlung an die Microsoft Corporation in den USA kann nicht vollständig ausgeschlossen werden; sie erfolgt auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework, dem Microsoft zertifiziert beigetreten ist, sowie ergänzender EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und effizienten Bereitstellung unseres Internetangebots).

4. Kontaktaufnahme per E-Mail und Telefon

Sie können Kontakt zu uns aufnehmen, indem Sie uns eine E-Mail an info@tuttocasa.de senden oder uns telefonisch unter 02174 / 6661887 erreichen. Die Daten, die wir hierdurch erhalten (z.B. Ihren Namen, Anschrift des Objekts, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Art und Umfang der gewünschten Leistung), verwenden wir ausschließlich zum Zweck der Beantwortung Ihrer Anfrage und zur Vorbereitung eines möglichen Auftragsverhältnisses.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer ordnungsgemäßen Anfragebearbeitung). Nach Abschluss der Bearbeitung werden die Angaben gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Im Rahmen der gesetzlich vorgeschriebenen Archivierung des E-Mail-Verkehrs (E-Mails sind Geschäfts- und Handelsbriefe i.S.v. § 257 HGB / § 147 AO) können Daten bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden.

Bei der Kommunikation per E-Mail kann die vollständige Datensicherheit von uns nicht gewährleistet werden, sodass wir Ihnen bei Informationen mit hohem Geheimhaltungsbedürfnis den Postweg empfehlen.

Für eine erste Kontaktaufnahme stellen wir auf unserer Webseite eine Schaltfläche zur Vereinbarung eines Erstgesprächs bereit. Ein Klick darauf öffnet Ihr lokales E-Mail-Programm mit einer bereits an uns adressierten Nachricht (sogenannter mailto-Link). Ein serverseitiges Kontaktformular wird derzeit nicht eingesetzt; übermittelt werden ausschließlich die Angaben, die Sie selbst in die E-Mail eintragen und absenden.

Der Empfang und die Verarbeitung Ihrer E-Mail-Anfragen erfolgen über Microsoft 365 (Exchange Online), einen Dienst der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Die Daten werden in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung an die Microsoft Corporation in den USA kann dabei nicht vollständig ausgeschlossen werden; sie erfolgt auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework, dem Microsoft zertifiziert beigetreten ist, sowie ergänzender EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO.

5. KI-gestützte Annahme von Telefonaten und E-Mails

TuttoCasa setzt zur Annahme und Erstbearbeitung eingehender Anfragen Künstliche Intelligenz (KI) ein. Diese Verarbeitung dient einer schnellen, zuverlässigen Erfassung Ihres Anliegens und der Weiterleitung an die zuständige Person.

Was passiert konkret?

Eingehende Telefonate können von einem KI-System entgegengenommen, transkribiert und zusammengefasst werden. Eingehende E-Mails können inhaltlich analysiert und einer zuständigen Person zugeordnet werden. Sofern Sie uns über WhatsApp Business kontaktieren, werden auch diese Nachrichten ggf. KI-gestützt bearbeitet.

Ablauf und Speicherdauer:

Eingehende Anrufe werden von unserem KI-Telefonsystem entgegengenommen und transkribiert; das Gespräch wird anschließend freundlich beendet. Die Transkription wird nach 90 Tagen gelöscht oder anonymisiert; die befristete Aufbewahrung dient ausschließlich Nachweis- und Qualitätszwecken. Über die reine Transkription hinausgehende Aufzeichnungen erfolgen nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Verarbeitung erfolgt innerhalb der Microsoft-Azure-/Microsoft-365-Umgebung (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO).

Welche Daten werden verarbeitet?

Stamm- und Kontaktdaten (Name, Anschrift des Objekts, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, ggf. WhatsApp-Profilinformationen), Inhalt der Anfrage (Sprachaufnahme/Transkript, E-Mail-Text) sowie Metadaten (Datum, Uhrzeit, Anrufdauer).

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter, nachvollziehbarer Anfragebearbeitung). Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt; Entscheidungen trifft stets eine natürliche Person. Mit den eingesetzten Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Aufzeichnung von Telefonaten:

Sofern eine Aufzeichnung des Gesprächs erforderlich ist, werden Sie zu Beginn des Anrufs darauf hingewiesen und um Ihre ausdrückliche Einwilligung gebeten (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ohne Einwilligung erfolgt keine Aufzeichnung. Auf Wunsch verbinden wir Sie jederzeit mit einer natürlichen Ansprechperson.

Kontaktaufnahme über WhatsApp

Auf unserer Website finden Sie einen Verweis-Link zu dem Messenger-Dienst WhatsApp. Anbieter ist die WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland (Teil des Meta-Konzerns, Meta Platforms Inc., USA).

Beim bloßen Aufruf unserer Website werden keine Daten an WhatsApp oder Meta übertragen. Eine Datenübermittlung findet erst statt, wenn Sie den Link aktiv anklicken und uns über WhatsApp kontaktieren. In diesem Fall verarbeitet Meta insbesondere Ihre Telefonnummer sowie die von Ihnen übermittelten Nachrichten-inhalte. Dabei kann es zu einer Übermittlung in die USA kommen. Für die USA liegt ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vor (EU-US Data Privacy Framework); Meta Platforms ist hierunter zertifiziert.

Wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b der Datenschutz-Grundverordnung (Anbahnung/Erfüllung eines Vertrags) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f (unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Kommunikation). Wenn Sie keine Datenübermittlung an Meta wünschen, nutzen Sie bitte unsere alternativen Kontaktwege (Telefon oder E-Mail).

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von WhatsApp: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea

Ihre Rechte:

Sie können der Nutzung der KI-gestützten Annahme jederzeit widersprechen, indem Sie ausdrücklich die Vermittlung an eine natürliche Ansprechperson verlangen.

6. Beschwerden und Reklamationen

Wenn Sie eine Beschwerde oder Reklamation in Bezug auf eine erbrachte Leistung an uns richten, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Daten (z.B. Name, Anschrift, Auftragsbezug, beschriebener Sachverhalt) ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Beschwerde. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer ordnungsgemäßen Reklamationsbearbeitung). Nach Abschluss der Bearbeitung werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7. Einsatz von Cookies

Diese Webseite setzt nach derzeitiger Implementierung keine Cookies ein, die personenbezogene Daten erheben oder speichern. Es werden auch keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies eingesetzt.

8. Webanalyse

Diese Webseite nutzt Umami, ein Open-Source-Webanalyse-Tool, das wir selbst auf eigener Infrastruktur (Microsoft Azure, Region West Europe) betreiben. Eine Übermittlung von Analysedaten an Dritte findet nicht statt.

Umami arbeitet cookiefrei und ohne geräteübergreifendes Tracking; es werden keine personenbezogenen Nutzungsprofile gebildet. Erfasst werden ausschließlich aggregierte, anonymisierte Kennzahlen (z.B. aufgerufene Seiten, ungefähre Herkunftsregion, Gerätetyp und Referrer). IP-Adressen werden nicht gespeichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung). Da hierbei keine Cookies gesetzt und keine Informationen aus Ihrem Endgerät ausgelesen werden (§ 25 Abs. 1 TDDDG), ist eine Einwilligung nicht erforderlich.

9. Eingebundene Dienste

9.1 Schriftarten

Diese Webseite bindet die verwendeten Schriftarten lokal vom eigenen Webserver ein. Eine Übermittlung an Schriftart-Anbieter (z.B. Google Fonts) findet nicht statt.

9.2 Karten, Videos, Social-Media-Plugins

Auf dieser Webseite werden keine externen Karten, Videos oder Social-Media-Plugins eingebunden.

9.3 Soziale Medien

Auf dieser Webseite werden keine Verlinkungen auf eigene Social-Media-Profile geführt.

10. Verarbeitung in Staaten außerhalb der EU und des EWR

Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraumes findet derzeit nur in folgenden Konstellationen statt:

In allen Fällen werden geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO eingehalten (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln).

11. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf

Zudem haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde einzulegen. Das ist die

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf https://www.ldi.nrw.de/kontakt

12. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um anfallende oder erhobene personenbezogene Daten zu schützen, insbesondere gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen den Angriff unberechtigter Personen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

13. Bewerbungsverfahren

Wenn Sie sich initiativ bei uns bewerben — etwa per E-Mail an die im Impressum genannte Adresse —, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten (z.B. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und Kontaktdaten) ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses). Kommt kein Beschäftigungsverhältnis zustande, werden Ihre Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen oder Sie einer längeren Speicherung ausdrücklich zugestimmt haben. Eine Aufnahme in einen Bewerberpool erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

Stand: 09.06.2026 (Version v03)